Электронная трудовая книжка: полный гид от Минтруда России

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Согласно данным Минтруда, электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Документ хранится в базе Социального фонда России (СФР), содержит сведения о трудовой деятельности работника, имеет полную юридическую силу. (равнозначна бумажной версии).

Какие данные фиксируются в ЭТК

В электронной трудовой книжке отражаются:

• персональные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);

• информация о работодателе;

• занимаемая должность, профессия или вид выполняемой работы;

• сведения о кадровых событиях: приёме, переводе, увольнении, приостановке и возобновлении трудового договора;

• дата подачи заявления о выборе формата трудовой книжки (электронный или бумажный).

Как ведётся учёт: основные правила

Минтруд устанавливает следующие требования к ведению ЭТК:

1. С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать в СФР сведения обо всех периодах работы сотрудников.

2. Для внесения данных до 2020 года работник может обратиться:

   • лично в отделение СФР;

   • через портал «Госуслуги»;

   • в МФЦ.

   Потребуются: бумажная трудовая книжка или её заверенная копия либо иные подтверждающие документы.

3. Если работник не отказался от бумажной книжки, работодатель ведёт обе версии документа.

4. При отказе от бумажного формата книжка выдаётся работнику на руки.

5. Для впервые трудоустроенных после 1 января 2021 года бумажная трудовая не оформляется — учёт ведётся исключительно в электронном виде.

Где получить сведения из ЭТК

Минтруд указывает, что доступ к данным можно получить следующими способами:

• в отделении СФР (при личном обращении);

• через портал «Госуслуги» (в разделе «Работа и пенсия»);

• в МФЦ (при подаче заявления);

• у текущего работодателя (только за период работы в данной организации).

Особенности при трудоустройстве

При приёме на работу работодатель вправе запросить электронную трудовую книжку, бумажную трудовую книжку или оба документа (если работник трудоустроился до 1 января 2021 года).

Преимущества электронного формата

Переход на ЭТК обеспечивает:

• оперативный доступ к сведениям о трудовом стаже;

• упрощённое оформление пенсий и пособий;

• удобство проверки данных при трудоустройстве;

• надёжную защиту информации от утраты или порчи;

• возможность удалённого получения выписок.

Важные уточнения от Минтруда

1. Выбор формата трудовой книжки (бумажная или электронная) остаётся за работником.

2. Если заявление об отказе от бумажного варианта не подавалось в 2020 году, работодатель продолжает вести обе версии документа.

3. Сведения из ЭТК имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной трудовой книжке.

Электронная трудовая книжка — современный и удобный инструмент учёта трудового стажа. Минтруд России рекомендует работникам ознакомиться со своими данными в ЭТК через портал «Госуслуги» или в отделении СФР, чтобы убедиться в корректности внесённой информации.